Guía de Patrocinios: Cómo conseguir que las marcas financien tu próximo evento

Organizar un evento es una de las herramientas de marketing y comunidad más potentes que existen, pero seamos sinceros: el presupuesto suele ser el principal obstáculo. Ya sea que estés planeando una conferencia tecnológica, un festival cultural o un congreso corporativo, la pregunta siempre es la misma: ¿Cómo consigo que alguien más pague por esto?

Conseguir patrocinadores no consiste en pedir «caridad» o «ayuda». Es una transacción comercial pura y dura. Las marcas no regalan dinero; invierten en oportunidades que les generen visibilidad, leads o prestigio. En esta guía completa, te enseñaremos a cambiar el enfoque para pasar de ser un «solicitante» a un «socio estratégico».

El gran error: Por qué la mayoría de los eventos no consiguen financiación

Muchos organizadores cometen el error de enviar un PDF genérico a cientos de correos electrónicos con la esperanza de que alguien «pique». El resultado suele ser el silencio absoluto. El problema radica en que se centran en lo que ellos necesitan (dinero para el catering, el local, los ponentes) en lugar de en lo que la marca necesita.

Antes de contactar con una empresa, debes entender que el patrocinio de eventos ha evolucionado. Ya no basta con poner un logo en un cartel. Hoy en día, las marcas buscan la activación, la interacción con la audiencia y, sobre todo, datos medibles. Si no puedes ofrecer un retorno de la inversión (ROI) claro, tu propuesta acabará en la papelera de reciclaje.

Paso 1: Define tu Propuesta de Valor Única (USP)

Antes de escribir una sola palabra de tu dossier, detente. ¿Por qué tu evento es diferente a los otros diez que se celebran ese mismo mes? Para atraer marcas, necesitas definir tu valor diferencial:

• Nicho de audiencia: ¿Tienes acceso a un grupo demográfico muy específico al que es difícil llegar de otra forma?
• Calidad del contenido: ¿Contarás con ponentes de primer nivel que atraerán a tomadores de decisiones?
• Experiencia de usuario: ¿Utilizas plataformas innovadoras como Eventuy para gestionar la interacción y el networking?

Las marcas buscan asociaciones que refuercen sus propios valores. Si tu evento promueve la sostenibilidad, las marcas con políticas de RSC potentes serán tus aliados naturales.

Paso 2: Identifica a los patrocinadores ideales (Segmentación)

No pierdas el tiempo disparando a todo lo que se mueve. Haz una lista de empresas que compartan tu público objetivo pero que no sean competidores directos. Divide tus prospectos en tres categorías:

1. Patrocinadores de Endoso: Grandes marcas que aportan credibilidad (ej. Microsoft, Coca-Cola). Son difíciles de conseguir pero atraen a otros.
2. Patrocinadores de Producto: Empresas que pueden aportar servicios a cambio de visibilidad (Catering, software de gestión de eventos, hoteles).
3. Patrocinadores de Nicho: Empresas pequeñas o medianas que necesitan desesperadamente llegar a tu audiencia específica.

Paso 3: Crea un Dossier de Patrocinio Irresistible

Tu dossier o sponsorship deck es tu carta de presentación. Debe ser visual, breve (no más de 10-12 diapositivas) y estar totalmente orientado a los beneficios para el patrocinador. Una estructura ganadora incluye:

1. El «Por Qué» del Evento

Resume la misión y el impacto que esperas generar. Usa datos de ediciones anteriores si los tienes.

2. Perfil de la Audiencia

Este es el punto más importante. No digas «esperamos 500 personas». Di: «Nuestra audiencia se compone de un 60% de directivos de marketing de entre 30 y 45 años, con un poder adquisitivo medio-alto».

3. Paquetes de Patrocinio Flexibles

Huye de los clásicos «Oro, Plata y Bronce» si no ofrecen algo tangible. Crea oportunidades de activación:

• Patrocinio de Sesión: La marca presenta a un ponente clave.
• Zona de Networking: Un espacio físico o virtual donde la marca es la anfitriona.
• Gamificación: Retos dentro del evento patrocinados por la empresa.

Paso 4: La importancia de la tecnología en el patrocinio

Hoy en día, las marcas exigen datos. Quieren saber cuánta gente vio su logo, cuántos hicieron clic en su oferta y cuántos contactos comerciales (leads) se generaron. Aquí es donde contar con una plataforma profesional marca la diferencia.

Al utilizar herramientas como Eventuy, puedes ofrecer a tus patrocinadores métricas precisas. Puedes demostrar que su marca no solo estuvo «allí», sino que interactuó con los asistentes a través de encuestas en vivo, acceso a la app del evento y analíticas de tráfico. Esta transparencia es lo que hace que una marca repita el año siguiente.

Paso 5: El Pitch: Cómo contactar sin ser spam

El «cold email» rara vez funciona si no está personalizado. Tu objetivo no es vender el patrocinio en el primer correo, sino conseguir una reunión de 15 minutos. Algunos consejos de SEO y comunicación estratégica para este paso:

• Investigación previa: Mira qué están haciendo en LinkedIn. ¿Han lanzado un producto nuevo? Enlaza tu evento con ese lanzamiento.
• Asunto del correo: Debe ser magnético. Ejemplo: «Propuesta de colaboración: [Nombre de la Marca] + [Nombre de tu Evento] – Acceso a [Nicho]».
• Enfoque en soluciones: «He visto que estáis apostando por la digitalización, y en nuestro evento reuniremos a 200 CEOs interesados en este proceso».

Paso 6: El Post-Evento: Asegurando la renovación

El trabajo no termina cuando se apagan las luces. El 80% del éxito para conseguir patrocinio el año que viene depende de lo que hagas en las 48 horas posteriores al evento. Envía un Informe de Impacto que incluya:

• Número total de asistentes (reales).
• Alcance en redes sociales y apariciones en prensa.
• Métricas de interacción extraídas de tu plataforma de gestión de eventos.
• Fotos de su marca en acción (activaciones, stands, menciones).

Agradece su confianza y pide feedback. Esta conversación es la semilla del contrato del próximo año.

Conclusión: Convierte tu evento en un imán de marcas

Conseguir que las marcas financien tu evento no es cuestión de suerte, sino de estrategia y profesionalidad. Se trata de entender que tú no vendes entradas, vendes acceso y atención. Cuando eres capaz de cuantificar ese acceso y presentarlo de forma atractiva, el dinero deja de ser un problema.

Recuerda que la base de un gran patrocinio es una organización impecable. Para asegurar que cada interacción cuente y que tus patrocinadores reciban el valor que esperan, necesitas las mejores herramientas. En Eventuy te ayudamos a profesionalizar la gestión de tus eventos para que puedas centrarte en lo más importante: crear experiencias inolvidables y rentables.

¿Estás listo para llevar tu evento al siguiente nivel? Empieza hoy mismo a diseñar tu propuesta y no temas apuntar alto. Las marcas están buscando eventos como el tuyo; solo tienes que demostrarles por qué eres su mejor inversión.